Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tâm trạng, tinh thần và chất lượng làm việc của người đi làm. Và để tạo ra một môi trường làm việc tiêu chuẩn, mang đến cho tất cả thành viên của công ty cảm giác thoải mái nhất khi làm việc thì phương pháp 5S ra đời. Bạn đã từng nghe về phương pháp này chưa? Nếu nó vẫn còn là một từ mới mẻ thì hôm nay chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem 5S là gì nhé.
- 5S là gì?
5S là tên viết tắt của 5 từ tiếng Nhật chỉ một phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc hiệu quả hơn. 5S có tên đầy đủ là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Chúng ta cùng tìm hiểu về ý nghĩa của mỗi từ:
- Seiri – Sàng lọc
Đúng với nghĩa sàng lọc, đây là bước đầu tiên, doanh nghiệp tiến hành xem xét, chọn lọc những thứ cần thiết và loại bỏ những cái không quan trọng ở nơi làm việc.
- Seiton – Sắp xếp
Cần sắp xếp lại những vật dụng, văn phòng phẩm một cách gọn gàng đạt được tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại và tất cả mọi thứ đều được tổ chức một cách khoa học, đặt đúng nơi đúng chỗ tạo sự thuận tiện cho việc sử dụng của tất cả nhân viên trong phòng làm việc.
- Seiso – Sạch sẽ
Cho dù là nơi làm việc hay bất cứ địa điểm nào cũng cần phải sạch sẽ, thoáng đạt thì mới tạo cảm giác thoải mái cho mọi người. Bước thứ ba của 5S là cần thường xuyên vệ sinh, dọn dẹp, lau chùi những bụi bẩn nơi làm việc để tạo nên một môi trường sạch sẽ, bảo vệ sức khỏe cho nhân viên và hạn chế rủi ro, sai sót của máy móc.
- Seiketsu – Săn sóc
Bước thứ tư của phương pháp 5S hiểu đơn giản là nó được thực hiện bằng việc công ty tiếp tục duy trì ổn định 3 tiêu chuẩn đã nêu ở trên và thực hiện chúng một cách nghiêm chỉnh, liên tục, thường xuyên và tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
- Shitsuke – Sẵn sàng
Để môi trường làm việc luôn luôn đạt chất lượng thì tất cả dựa vào ý thức của những thành viên nơi làm việc, do đó nhân viên cần rèn luyện ý thức, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong trong công việc và tuân thủ các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.
Qua đó ta thấy được tầm quan trọng của từng yếu tố trong 5S giúp tạo sự thông thoáng, tâm lý làm việc thoải mái cho nhân viên và tránh lãng phí thời gian, tài sản cho doanh nghiệp, đồng thời hạn chế sự xuống cấp cho nơi làm việc, nhà xưởng… từ đó tăng hiệu suất lao động.
- Vì sao phương pháp 5S ngày càng phổ biến
Sở dĩ phương pháp 5S trở nên phổ biến vì nó có một ưu điểm lớn là không kén chọn loại hình tổ chức nào và phù hợp với tất cả quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Và đặc biệt là bất kỳ ai cũng muốn tận hưởng một nơi làm việc lý tưởng mà mọi thứ được tổ chức gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ nên 5S sẽ là một phương pháp hữu hiệu.
Ở Việt Nam, người Việt thường có thói quen giữ lại tất cả mọi thứ bao gồm tài liệu, giấy tờ, sổ sách, vật dụng,… cho dù là chúng có cần thiết hay không và việc không thường xuyên chọn lọc, sắp xếp các thứ đã tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc.
Sự xuất hiện của 5S giúp các công ty ở Việt Nam và cả các nước đang phát triển giải quyết những vấn đề gặp phải như là:
Có quá nhiều thứ không cần thiết, đồ vật không ngăn nắp làm tốn nhiều thời gian tìm kiếm, khi cần sử dụng thì không thấy nên phải đi mua gây lãng phí.
Kho hàng bừa bộn vì không biết cách phân bổ hàng hóa phù hợp, khoa học, tồn kho nhiều, khâu lấy hàng cũng mất nhiều thời gian cho công đoạn tìm kiếm dẫn đến việc giao hàng chậm trễ.
Máy móc, thiết bị văn phòng cũ kỹ, tuổi thọ ngắn, năng suất hoạt động thấp vì bị bám bẩn, không được lau chùi vệ sinh đúng cách.
Không gian làm việc không trong lành do cửa sổ, rèm, đèn điện, nền nhà… bị bám bụi lâu ngày dễ ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của người lao động.
Nhân viên có ý thức tự giác, tinh thần lao động chưa cao, chưa xây dựng được thói quen nề nếp trong công việc.
Với nội dụng trên, chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho 5S là gì, hiểu được ý nghĩa của tên gọi đó đồng thời thấy được những hạn chế mà các doanh nghiệp gặp phải mà 5S có thể giải quyết được. Nắm được phương pháp 5S thì bạn cũng có thể vận dụng một cách phù hợp nhất cho nơi làm việc của mình để cải thiện hiệu quả công việc.